AES Política de Privacidad

Objetivo de la política

En Archer, Evrard & Sigurdsson (denominados «nosotros», «nos» o «nuestro» en esta política) nos tomamos su privacidad muy en serio y estamos comprometidos a manejar y proteger sus datos en acuerdo con los más altos estándares y las leyes aplicables.

Esta política establece cómo y por qué podemos recopilar, usar, almacenar y compartir sus datos personales mientras actuamos para usted.

Así pues, para conocer como usamos sus datos, es importante que lea esta política de privacidad, junto con cualquier otra política de privacidad o de procesamiento justo que proporcionemos en ocasiones específicas para complementar cualquier otro aviso de privacidad.

Controlador de datos

Según la legislación de protección de datos, el responsable del tratamiento ejerce un control general sobre qué datos se utilizan, por qué se recogen y qué se hace con ellos.

Archer, Evrard & Sigurdsson nos encargamos del tratamiento de sus datos cuando actuamos en su nombre. Así, somos responsables en la forma que recopilamos, almacenamos, usamos y compartimos sus datos personales.

Nuestro Delegado de Protección de Datos

Hemos designado un Delegado de Protección de Datos (Data protection officer (DPO)), responsable de esta política de privacidad y de todas las cuestiones relacionadas con la misma política.

Si tiene alguna duda sobre esta política de privacidad, incluyendo cualquier duda sobre como ejercer sus derechos legales, comunícate con nuestro DPO por correo postal a: Data Protection Officer, Archer, Evrard & Sigurdsson LLP, Forfar House, 97 Balham Park Road, London SW12 8EB o por correo electrónico a: dpo@aeslawyers.com.

Si tiene alguna inquietud sobre esta política de privacidad o sobre la forma como manejamos sus datos, háganoslo saber. Asimismo, usted tiene un derecho de presentar una queja en cualquier momento ante el regulador del Reino Unido en materia de protección de datos: Information Commissioner’s Office (ICO) – www.ico.org.uk.

¿Qué son los datos personales?

Los datos personales son cualquier información que se relacione con un individuo identificado o identificable. Así, no se incluyen los datos donde se ha eliminado la identidad (datos anónimos).

Hay datos de categorías especiales que incluyen información que revela o relativa al origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos genéticos y biométricos, información relativa a la salud, la vida sexual o la orientación sexual de una persona. Esto no incluye datos sobre acusaciones, procedimientos o condenas penales.

¿Qué datos recopilamos sobre usted?

Mientras le asesoramos, podemos recopilar sus siguientes datos personales:

Sus datos de contacto, incluido el cargo, nombre, apellido, dirección, número de teléfono y correo electrónico dirección;
Sus datos de identidad, incluidos nombres, fecha de nacimiento y todos los demás datos que puedan incluirse en el documento de identidad que nos proporciones (por ejemplo, pasaporte, documento de identidad, permiso de conducir) y su seguro nacional y datos fiscales;
Sus datos financieros, incluidos los detalles de cuentas bancarias o de sociedades de construcción y cualquier otra información relevante para verificar el origen de sus fondos si nos está indicando una compra o para permitirnos realizar una verificación de crédito u otras verificaciones financieras sobre usted;
Los datos de su familia, incluidos dependientes u otros miembros de la familia, cuando nos instruyas sobre un asunto familiar o un testamento;
Sus datos de marketing y comunicaciones, incluyendo sus preferencias para recibir marketing;
Sus datos técnicos, incluida la dirección de protocolo de Internet (IP), el tipo y la versión del navegador, la configuración y ubicación de la zona horaria, los tipos y versiones de los complementos del navegador, el sistema operativo y la plataforma y otra tecnología en los dispositivos que utilices para acceder a nuestro sitio web;
Cualquier otro dato personal relacionado con el asunto en el que busque nuestro apoyo, asesoramiento o representación.

¿Cómo recopilamos sus datos?

Recopilaremos la mayor parte de esta información directamente a través de usted, mediante interacciones directas tanto de forma oral como mediante correo electrónico.

Su información también puede ser recopilada de las siguientes maneras:

De fuentes disponibles públicamente como Companies House, el Registro Electoral, HM Land Registry y redes sociales;
De terceros, como proveedores de información de búsqueda, proveedores de debida diligencia de clientes y de análisis de sanciones; bancos o proveedores de servicios de pago; o consultores, expertos u otros profesionales que podamos contratar en relación con su asunto;
A través de cookies en nuestro sitio web (ver nuestra Política de Cookies);
A través de nuestros sistemas de TI, como nuestro sistema de gestión de archivos (Leap) y nuestros sistemas de comunicaciones y correo electrónico;
A través de proveedores de análisis como Google (con sede fuera del Reino Unido).

¿Cómo utilizamos sus datos personales?

Sus datos personales solo se utilizaran cuando la ley nos lo permita. Según esas leyes, debemos identificar la base legal sobre la cual recopilamos y utilizamos sus datos.

Lo más común, es que los utilicemos en las siguientes circunstancias:

Donde necesitamos ejecutar el acuerdo que estamos a punto de celebrar o que hemos celebrado con usted;
Cuando sea necesario para nuestros intereses legítimos (dando una razón comercial o de negocios para usar su información) siempre y cuando sus intereses y derechos fundamentales no prevalezcan sobre esos intereses;
Cuando necesitamos cumplir con una obligación legal.

Finalidad de uso de sus datos personales

Hemos añadido en una tabla una descripción de todas las maneras en que planeamos utilizar sus datos personales y en qué bases legales nos basamos para hacerlo.

Debe tener en cuenta que podemos procesar sus datos personales bajo más de una base legal, dependiendo del propósito específico. Háganos saber si necesita más detalles sobre las condiciones legales específicas en las que nos basamos.

Objectivo	Base legal para el procesamiento, incluida la base de legitimidad interés
Para brindarle servicios legales	Ejecución de un contrato contigo o para tomar medidas ante su solicitud de celebrar un acuerdo contigo
Para establecerle como cliente de nuestra firma dentro de nuestros sistemas	(a) Ejecución de un contrato contigo (b) Necesario para cumplir obligaciones legales
Realizar controles contra el blanqueo de capitales	Necesario para cumplir con una obligación legal
Para realizar verificaciones de referencias crediticias a través de agencias externas de terceros	Para nuestros intereses legítimos (para garantizar que tengas una solvencia crediticia satisfactoria)
Recopilar y proporcionar información requerida por partes externas para cumplir con nuestras obligaciones profesionales, legales y regulatorias, incluyendo solicitudes y consultas de nuestros auditores	Necesario para cumplir con una obligación legal
Para gestionar nuestra relación con usted, incluyendo: (a) Notificarte sobre cambios en nuestros términos o política de privacidad (b) Pedirte que deje una reseña o realice una encuesta	(a) Ejecución de un contrato contigo (b) Necesario para cumplir con una obligación legal (c) Necesario para nuestros intereses legítimos (para mantener nuestros registros actualizados y comprender cómo los clientes utilizan nuestros servicios)
Para administrar y proteger nuestro negocio y sitio web, incluyendo la resolución de problemas, análisis de datos, pruebas, mantenimiento del sistema, soporte, informes y alojamiento de datos	(a) Necesario para nuestros intereses legítimos (para el funcionamiento de nuestro negocio, la prestación de servicios administrativos y de TI, la seguridad de la red, para prevenir el fraude y en el contexto de una reorganización empresarial o un ejercicio de reestructuración del grupo) (b) Necesario para cumplir con una obligación legal
Para enviarte actualizaciones y boletines (por correo electrónico y postal) sobre cuestiones y desarrollos legales que podrían ser de su interés e información sobre nuestros servicios, así como promociones o nuevos servicios que ofrecemos	Necesario para nuestros intereses legítimos (para desarrollar nuestros servicios y hacer crecer nuestro negocio)

Marketing

Nos esforzamos por brindarle distintas opciones del uso de sus datos personales, particularmente en temas de marketing y publicidad.

Puede optar por no recibir nuestras comunicaciones promocionales en cualquier momento mediante el enlace «Cancelar suscripción» presente en los correos electrónicos que recibas.

Cambio de propósito

Solo usaremos sus datos personales para los fines en los que los recopilamos, a menos que razonablemente consideremos que necesitamos usarlos por otro motivo y ese sea compatible con el propósito original. Si desea obtener una explicación sobre cómo el procesamiento para el nuevo propósito es compatible con el propósito original, comuníca con nosotros.

Debe tener en cuenta que podemos procesar sus datos personales sin su conocimiento o consentimiento, de conformidad con las reglas anteriores, cuando así lo exija o permita la ley.

Con quién compartimos sus datos personales

Podemos compartir sus datos personales con:

asesores profesionales a quienes instruimos en su nombre en un asunto o al que nos referimos, como abogados, contadores, asesores fiscales y otros expertos profesionales;
terceros que necesitan algunos de sus datos personales para llevar a cabo sus instrucciones, como un proveedor de hipotecas o el HM Land Registry;
nuestra empresa proveedora de software de gestión, Leap;
auditores externos;
nuestros bancos;
proveedores y agentes de servicios externos que podemos utilizar para mecanografiar y copiar servicios, documentos proveedores de recopilación, análisis o servicios de marketing;
terceros a quienes podemos optar por vender, transferir o fusionar partes de nuestro negocio o nuestros activos. Alternativamente, podemos intentar adquirir otros negocios o fusionarnos con ellos. Si se produce un cambio en nuestro negocio, los nuevos propietarios podrán utilizar sus datos personales de la misma manera que se establece en esta política de privacidad.

Exigimos a todos los terceros que respeten la seguridad de sus datos personales y los traten de conformidad con la ley. No permitimos que nuestros proveedores de servicios externos utilicen sus datos personales para sus propios fines y solo les permitimos procesarlos para objetivos específicos y de acuerdo con nuestras instrucciones.

Dónde se guardan sus datos personales

Sus datos personales podrán conservarse en nuestras oficinas o en las de los terceros descritos anteriormente, así como en nuestros sistemas electrónicos.

Algunos de estos terceros pueden tener su sede fuera del European Economic Area (EEA). Siempre que transferimos sus datos personales fuera del Reino Unido, nos aseguramos de que se les brinde un grado similar de protección ya que utilizamos contratos específicos aprobados para su uso en el Reino Unido, ofreciendo la misma protección que en el Reino Unido.

Contáctanos si desea obtener más información sobre el mecanismo específico que utilizamos al transferir sus datos personales fuera del Reino Unido.

Seguridad de datos

Hemos implementado medidas de seguridad adecuadas para evitar que sus datos personales se pierdan de forma accidental, se utilicen o se acceda a ellos de forma no autorizada, se modifiquen o se divulguen. Además, limitamos el acceso a sus datos personales a aquellos empleados, agentes, contratistas y otros terceros que tengan una necesidad comercial de conocerlos. Sólo procesarán sus datos siguiendo nuestras instrucciones y estarán sujetos a un deber de confidencialidad.

Hemos implementado procedimientos para abordar cualquier sospecha de violación de datos personales y le notificaremos junto con cualquier regulador aplicable sobre una violación cuando estemos legalmente obligados a hacerlo.

Retención de datos

Solo conservaremos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que los recopilamos, incluido el cumplimiento de cualquier requisito legal, regulatorio, fiscal, contable o de presentación de informes. Por ley tenemos que conservar la información básica sobre nuestros clientes durante seis años. Podemos conservar sus datos personales durante un período más largo en caso de una queja o si creemos que existe una posibilidad de litigio con respecto a nuestra relación contigo.

Para determinar el período de retención apropiado para los datos personales, consideramos la cantidad, naturaleza y sensibilidad de los datos personales, el riesgo potencial de daño por el uso o divulgación no autorizados de sus datos personales, los propósitos por los que los procesamos y si se pueden lograr esos propósitos a través de otros medios, y los requisitos legales, regulatorios, fiscales, contables u otros aplicables.

Los detalles de los períodos de retención para diferentes aspectos de sus datos personales están disponibles en nuestra política de retención, que puedes solicitarnos.

sus derechos legales

En determinadas circunstancias, tiene derechos según las leyes de protección de datos en relación con sus datos personales. Esos derechos son:

Solicitar acceso a sus datos personales (comúnmente conocido como «solicitud de acceso del interesado»). Esto le permite recibir una copia de los datos personales que tenemos sobre usted y comprobar que los estamos procesando legalmente.
Solicitar la corrección de los datos personales que tenemos sobre usted. Esto le permite corregir cualquier dato incompleto o inexacto que tengamos, aunque es posible que necesitemos verificar la exactitud de los nuevos datos proporcionados.
Solicitar la supresión de sus datos personales. Esto le permite solicitarnos que eliminemos datos personales cuando no exista una buena razón para que sigamos procesándolos. Asimismo, tiene derecho a solicitarnos que eliminemos sus datos personales en las siguientes situaciones: cuando haya ejercido con éxito su derecho a oponerse al procesamiento (ver más abajo), cuando podamos haber procesado su información ilegalmente o cuando se nos solicite borrar sus datos personales para cumplir con las leyes locales. Sin embargo, debe tener en cuenta que es posible que no siempre podamos cumplir con su solicitud de eliminación por razones legales específicas que se le notificarán, si corresponde, en el momento de su solicitud.
Objetar el procesamiento de sus datos personales cuando nos basamos en un interés legítimo (o los de un tercero) y haya algo en su situación particular que le haga querer oponerte al procesamiento por este motivo, si considera que afecta sus derechos fundamentales y libertades. Tiene también derecho a oponerte cuando procesamos sus datos personales con fines de marketing directo. En algunos casos, podemos demostrar que tenemos motivos legítimos imperiosos para procesar su información que anulan sus derechos y libertades.
Solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales. Esto le permite solicitarnos que suspendamos el procesamiento de sus datos personales en los siguientes escenarios: (a) si desea que establezcamos la exactitud de los datos; (b) cuando nuestro uso de los datos es ilegal pero no desea que los borremos; (c) cuando necesite que conservemos los datos incluso si ya no los necesitamos porque los necesita para establecer, ejercer o defender reclamaciones legales; o (d) le ha opuesto a que usemos sus datos, pero necesitamos verificar si tenemos motivos legítimos imperiosos para usarlos.
Solicitar la transferencia de sus datos personales a usted o a un tercero. Le proporcionaremos a usted, o a un tercero que elija, sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina. Debe tener en cuenta que este derecho solo se aplica a la información automatizada para la cual inicialmente nos di su consentimiento para usar o cuando usamos la información para ejecutar un contrato con usted.
Retirar el consentimiento en cualquier momento en el que dependamos de él para procesar sus datos personales. Sin embargo, esto no afectará a la licitud de cualquier tratamiento realizado antes de que retire su consentimiento. Si retira su consentimiento, es posible que no podamos proporcionarle ciertos productos o servicios. Le informaremos si este es el caso en el momento en que retire su consentimiento.

¿Qué podemos necesitar de si quieres ejercer sus derechos?

Es posible que necesitemos solicitarle información específica para ayudarnos a confirmar su identidad y garantizar su derecho a acceder a sus datos personales (o a ejercer cualquiera de sus otros derechos). Esta es una medida de seguridad para garantizar que los datos personales no son revelados a ninguna persona que no tenga derecho a ellos. Además, podemos comunicarnos contigo para solicitarle más información relacionada con su solicitud para acelerar nuestra respuesta.

Plazo de respuesta

Intentamos responder a todas las solicitudes legítimas en el plazo de un mes. En ocasiones, podría llevarnos más de un mes si su solicitud es particularmente compleja o si se han realizado varias solicitudes. En este caso, le notificaremos y le mantendremos informado del progreso.

Cambios en la política de privacidad y su deber de informarnos de los cambios

Mantenemos nuestra política de privacidad bajo revisión periódica. Esta versión se actualizó por última vez el 28 de mayo de 2021.

Es importante que los datos personales que tenemos sobre usted sean precisos y estén actualizados. Manténganos informados si sus datos cambian durante su relación con nosotros.

Archer, Evrard & Sigurdsson

Junio 2024