AES Politique de confidentialité

OBJECTIF DE CETTE POLITIQUE

Archer, Evrard & Sigurdsson (ci-après « nous » ou « notre ») prennent votre vie privée au sérieux et nous nous engageons à traiter et à protéger vos données conformément aux lois applicables.

Cette politique définit comment et pourquoi nous collectons, utilisons, stockons et partageons vos données personnelles.

Il est important que vous lisiez cette politique de protection de données personnelles ainsi que toute autre politique de confidentialité que nous vous communiquons.

RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE DONNÉES

Archer, Evrard & Sigurdsson est responsable du traitement de vos données lorsque nous vous prestons nos services. Nous sommes également responsables de la manière dont nous collectons, stockons, utilisons et partageons vos données personnelles.

NOTRE DPO

Nous avons nommé un délégué à la protection des données qui est responsable des termes de cette politique de confidentialité et qui s’occupe de toutes les questions qui peuvent s’y rapporter.

Si vous avez des questions concernant ce document et pour toute demande d’exercice de vos droits, veuillez contacter notre DPO par courrier à : Data Protection Officer, Archer, Evrard & Sigurdsson LLP, Forfar House, 97 Balham Park Road, Londres SW12 8EB ou par email à : dpo@aeslawyers.com.

Si vous avez des questions concernant cette politique ou concernant la manière dont nous traitons vos données, veuillez nous en informer. Vous avez également, à tout moment, le droit de déposer une plainte auprès du régulateur britannique pour la protection des données personnelles, l’Information Commissioner’s Office (ICO) – www.ico.org.uk.

QUE CONSTITUE DES DONNÉES PERSONNELLES

Les données personnelles désignent toute information relative à une personne identifiée ou identifiable. Cela n’inclut pas les données dont l’identité a été supprimée (celles-ci sont des données anonymes).

Il existe également des catégories de données dites ‘spéciales’ qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, les données génétiques et biométriques, des informations concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne.

QUELLES DONNÉES COLLECTONS-NOUS VOUS CONCERNANT

Nous pouvons collecter les données personnelles suivantes vous concernant quand nous vous prestons des services juridiques :

Vos données de contact, notamment civilité, prénom, nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail ;
Vos données d’identité, y compris votre nom complet, votre date de naissance et toutes les autres données concernant votre identité comme par exemple les informations transcrites sur votre passeport, carte d’identité ou permis de conduire. ;
Vos données de résidence, y compris l’adresse de votre domicile et toutes les autres données qui peuvent être incluses dans le document de preuve de résidence que vous nous fournissez (comme par exemple sur une facture d’eau ou de gaz) ;
Vos données financières, y compris les détails de vos comptes bancaires et d’autres informations dont nous pourrions avoir besoin pour vérifier la source de vos fonds si nécessaire ;
Les détails de votre famille, y compris les personnes à votre charge ou d’autres membres de la famille, lorsque vous nous chargez de questions de droit familial ou patrimonial;
Vos données concernant vos préférences en matières de marketing et de communication;
Vos données techniques, y compris l’adresse de protocole Internet (IP), le type et la version du navigateur que vous utilisez, votre fuseau horaire, les types et versions de plug-in du navigateur, le système d’exploitation et la plate-forme et autres technologies sur les appareils que vous utilisez pour accéder à notre site internet ; et
Toute autre donnée personnelle relative à votre dossier , nos conseils ou notre représentation juridique.

COMMENT NOUS COLLECTONS VOS DONNÉES

Nous collecterons la plupart de ces informations directement en communicant avec vous, au travers d’interactions directes que nous avons avec vous , oralement ou par courrier électronique.

Nous pouvons également collecter des informations des manières suivantes :

à partir de sources accessibles au public telles que la Companies House, le registre électoral, le registre foncier anglais et les médias sociaux ;
au travers de tiers tels que des fournisseurs d’informations de recherche, des fournisseurs de due diligence et de filtrage; les banques ou les prestataires de services de paiement ; ou des consultants, experts ou autres professionnels que nous pouvons engager en relation avec votre dossier ;
via des cookies sur notre site internet (voir notre Politique Cookies) ;
via nos systèmes informatiques tels que notre système de gestion de fichiers (Leap) et nos systèmes de communication et de messagerie électronique ;
via des fournisseurs d’analyse tels que Google (basés en dehors du Royaume-Uni).

COMMENT NOUS UTILISONS VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous n’utiliserons vos données personnelles que lorsque la loi nous le permet. En vertu de ces lois, nous devons vous identifier la base légale sur laquelle nous collectons et utilisons vos données.

Le plus souvent, nous utiliserons vos données personnelles dans les circonstances suivantes :

lorsque nous devons exécuter l’accord que nous sommes sur le point de conclure ou que nous avons conclu avec vous ;
lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (c’est-à-dire lorsque nous avons une raison commerciale pour utiliser vos informations) et tant que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts ;
dans les cas où nous devons nous conformer à une obligation légale.

OBJECTIFS POURSUIVIS LORSQUE NOUS UTILISONS VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous avons présenté ci-dessous, sous forme de tableau, une description de toutes les manières dont nous envisageons d’utiliser vos données personnelles et sur quelles bases juridiques nous nous appuyons pour ce faire.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos données personnelles sur base de plusieurs bases légales. Veuillez nous faire savoir si vous avez besoin de détails sur la base légale spécifique sur laquelle nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles lorsque plusieurs raisons sont établies dans le tableau ci-dessous.

Objectifs	Base légale du traitement, y compris la base de l’intérêt légitime
Vous fournir des services juridiques	Exécution d’un contrat avec vous ou pour nous permettre de prendre des mesures afin de répondre à votre demande avant de conclure un accord avec vous concernant nos prestations
Vous enregistrer comme client sur nos systèmes	(a) Exécution d’un contrat avec vous (b) Nécessaire afin de nous conformer à une obligation légale
Effectuer des contrôles en accord avec les lois anglaises concernant le blanchiment d’argent	Nécessaire afin de nous conformer à une obligation légale
Entreprendre des vérifications de référence de crédit via des agences tierces externes	Pour nos intérêts légitimes (afin de garantir que vous êtes solvable)
Recueillir et fournir les informations requises par des parties externes pour nous conformer à nos obligations professionnelles, légales et réglementaires, y compris les demandes et demandes de renseignements de nos auditeurs.	Nécessaire afin de nous conformer à une obligation légale
Gérer notre relation avec vous, notamment : (a) Vous informer des modifications apportées à nos conditions ou à notre politique de confidentialité (b) Vous demander de laisser un avis ou de répondre à un questionnaire	(a) Exécution d’un contrat avec vous (b) Nécessaire afin de nous conformer à une obligation légale (c) Pour nos intérêts légitimes (afin de maintenir nos dossiers à jour et comprendre comment les clients utilisent nos services)
Administrer et protéger notre cabinet et notre site internet, y compris le dépannage, l’analyse des données, les tests, la maintenance du système, l’assistance, le reporting et l’hébergement des données.	a) Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour la gestion de notre entreprise, la fourniture de services administratifs et informatiques, la sécurité des réseaux, la prévention de la fraude et dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise ou d’un exercice de restructuration de groupe) (b) Nécessaire afin de nous conformer à une obligation légale
Vous envoyer des mises à jour et des newsletters (par e-mail et par courrier) sur les questions et développements juridiques susceptibles de vous intéresser ainsi que des informations sur nos services, y compris de nouveaux services que nous pourrions proposer	Nécessaire à nos intérêts légitimes (pour développer nos services et développer notre activité)

Marketing

Nous vous offrons des choix concernant l’utilisation de vos données personnelles en matière de marketing et de publicité.

Vous pouvez à tout moment refuser de recevoir des communications promotionnelles de notre part en utilisant le lien « désabonnement » dans les e-mails que vous recevez.

CHANGEMENT D’OBJECTIF CONCERANT LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES

Nous n’utiliserons vos données personnelles que dans la poursuite des objectifs pour lesquels nous les avons collectées, à moins que nous considérions r que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec l’objectif initial. Veuillez nous contacter si vous souhaitez obtenir une explication sur la manière dont le traitement destiné à la nouvelle finalité est compatible avec la finalité initiale.

Si nous devons utiliser vos données personnelles à des fins indépendantes, nous vous en informerons et vous expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire.

Veuillez noter que nous pouvons traiter vos données personnelles à votre insu ou sans votre consentement, dans le respect des règles ci-dessus, lorsque cela est requis ou autorisé par la loi anglaise.

PARTAGE DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous pouvons partager vos données personnelles avec :

Les conseillers professionnels avec lesquels nous travaillons dans vos dossiers tels que des barristers, des avocats, comptables, conseillers fiscaux et autres experts professionnels ;
Des tiers qui ont besoin de certaines de vos données personnelles pour exécuter vos instructions, tels qu’une banque ou le registre foncier ;
La société qui nous fournit le logiciel qui gère nos dossiers, Leap ;
Nos auditeurs externes.
Nos banques ;
Les fournisseurs de services et agents externes que nous utilisons pour des services de dactylographie et de copie, de collecte de documents, des fournisseurs d’analyse ou de services de marketing ;
Des tiers auxquels nous choisissons de vendre, transférer ou fusionner des parties de notre cabinet ou de nos actifs. Nous pouvons également chercher à acquérir d’autres entreprises ou à fusionner avec elles. Si un changement survient dans notre cabinet, les nouveaux propriétaires pourront utiliser vos données personnelles de la même manière qu’énoncé dans cette politique.

Nous exigeons de tous les tiers avec lesquels nous travaillons qu’ils respectent la sécurité de vos données personnelles et les traitent conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et leur permettons uniquement de traiter vos données personnelles à des fins spécifiées par nous et conformément à nos instructions.

OÙ SONT CONSERVÉES VOS DONNÉES PERSONNELLES

Vos données personnelles peuvent être conservées dans nos bureaux ou dans ceux des tiers décrits ci-dessus, ainsi que sur nos systèmes électroniques.

Certains de ces tiers peuvent être établis en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Chaque fois que nous transférons vos données personnelles hors du Royaume-Uni, nous veillons à ce qu’un degré de protection similaire à celle des lois anglaises leur soit accordé.

Veuillez nous contacter si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur le mécanisme spécifique que nous utilisons lors du transfert de vos données personnelles hors du Royaume-Uni.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. De plus, nous limitons l’accès à vos données personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin professionnel de les connaître. Ils ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions et sont soumis à une obligation de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de données personnelles et vous informerons, ainsi que tout régulateur applicable, de toute violation lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

CONSERVATION DES DONNÉES

Nous ne conserverons vos données personnelles que pour le temps raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris afin de satisfaire à toute exigence légale, réglementaire, fiscale ou comptable. Selon la loi, nous devons conserver les informations de base sur nos clients pendant au moins six ans. Nous pouvons conserver vos données personnelles pendant une période plus longue en cas de plainte ou si nous pensons raisonnablement qu’il existe une perspective de litige. .

Pour déterminer la période de conservation appropriée pour vos données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de vos données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et si nous pourrions atteindre ces objectifs par d’autres moyens tout en respectant les exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou autres.

Les détails des périodes de conservation pour différents aspects de vos données personnelles sont détaillés dans notre politique de conservation que vous pouvez consulter sur demande.

VOS DROITS

Dans certaines circonstances, vous disposez de droits concernant vos données personnelles.

Ces droits sont les suivants :

Demande d’accès à vos données personnelles qui vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
Demande de correction des données personnelles que nous détenions à votre sujet qui vous permet de corriger toutes les données incomplètes ou inexactes que nous détenons à votre sujet.
Demande d’effacement de vos données personnelles qui vous permet de nous demander de supprimer vos données personnelles lorsqu’il n’y a aucune raison valable pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous avons peut-être traité vos informations illégalement ou bien lorsque nous sommes tenus d’effacer vos données personnelles afin de respecter la législation locale. Notez toutefois que nous ne serons pas toujours en mesure de donner suite à votre demande d’effacement pour des raisons juridiques qui vous seront notifiées.
Vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous basons sur un intérêt légitime (ou celui d’un tiers) et que vous estimez que cela a un impact sur vos intérêts fondamentaux. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données quand nous le faisons pour des raisons de marketing.
Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles dans les scénarios suivants : (a) si vous souhaitez que nous établissions l’exactitude de vos données ; (b) lorsque notre utilisation de vos données n’est pas conforme à la loi mais que vous ne souhaitez pas que nous les effacions ; (c) lorsque vous avez besoin que nous détenions les données même si nous n’en avons plus besoin car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des procédures légales ; ou (d) vous vous êtes opposé à l’utilisation de vos données mais nous devons vérifier si nous avons des motifs légitimes pour continuer à les utiliser.
Demander le transfert de vos données personnelles. Nous vous fournirons, ou à un tiers que vous aurez choisi, vos données personnelles dans un format structuré et lisible électroniquement. Notez que ce droit s’applique uniquement aux informations automatisées pour lesquelles vous avez initialement donné votre consentement ou lorsque nous avons utilisé ces informations pour exécuter un contrat avec vous.
Retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles. Si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains services. Nous vous informerons si tel est le cas au moment où vous retirez votre consentement.

CE DONT NOUS POURRIONS AVOIR BESOIN SI VOUS VOULEZ EXERCER VOS DROITS

Nous pourrions vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et procéder à votre droit d’accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l’un de vos autres droits). Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à garantir que les données personnelles ne soient divulguées à une personne n’ayant pas le droit de les recevoir. Nous pourrions également vous contacter pour vous demander des informations complémentaires concernant votre demande afin d’accélérer notre réponse.

DÉLAIS DE RÉPONSE

Nous essayons de répondre à toutes les demandes dans un délai d’un mois. Parfois, cela peut nous prendre plus de temps si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez formulé plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons.

MODIFICATIONS APPORTÉES À LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET VOTRE DEVOIR DE NOUS INFORMER DES CHANGEMENTS

Nous révisons régulièrement notre politique de confidentialité. Cette version a été mise à jour pour la dernière fois le 1 juillet 2024.

Il est important que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos données personnelles changent au cours de votre relation avec nous.

Archer, Evrard & Sigurdsson

Juillet 2024